Meine Töchter sind heute längst erwachsen. Deshalb ist das für mich inzwischen eine andere Situation als noch vor vielen Jahren. Aber ich erinnere mich noch gut an die Zeit, in der wir versucht haben, Arbeit, Familie, Haushalt und meine eigenen Ideen irgendwie unter einen Hut zu bekommen. Denn auch damals war ich schon selbstständig — nebenberuflich, im Strukturvertrieb. Herbalife, PartyLite, eine Zeit lang auch Tupperware. Meine Töchter waren noch klein, und ich weiß deshalb aus eigener Erfahrung, wie groß der Aufwand daneben sein kann.
Heute sehe ich dieselbe Herausforderung wieder — nur aus einer anderen Perspektive. In meinem eigenen Team, mit dem ich heute im Direktvertrieb arbeite, sind viele der Leute, die mit mir zusammenarbeiten, selbst Mütter mit kleinen Kindern. Und ich merke immer wieder, wie anstrengend es für viele von ihnen sein kann, Kinder und Vertrieb unter einen Hut zu bekommen. Genau deshalb schreibe ich diesen Artikel — aus meiner eigenen Erinnerung an damals und aus dem, was ich heute bei den Menschen sehe, die mit mir arbeiten.
Eigentlich wollte ich damals gar kein großes Geschäft aufbauen. Ich hatte meinen Alltag, meine Familie und meine anderen Verpflichtungen. Nebenbei hatte ich angefangen, Produkte vorzustellen und weiterzuempfehlen. Ein bisschen ausprobieren, ein paar Kontakte, schauen, was daraus wird. Was ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht bedacht hatte: Wenn man ein Produkt nicht nur ausprobiert, sondern anfängt, es anderen Menschen anzubieten, entsteht plötzlich deutlich mehr Arbeit, als man am Anfang denkt.
„Das mache ich einfach nebenbei"
Genau das ist wahrscheinlich der Satz, den viele nebenberuflich Selbstständige kennen. Das klingt zunächst auch logisch. Man hat ja seinen normalen Alltag. Man muss dafür nicht gleich ein Unternehmen mit Büro, Mitarbeitern und riesiger Verwaltung aufbauen. Ein paar Produkte, ein paar Kunden, ein bisschen Austausch mit anderen und vielleicht ein paar Bestellungen. Was soll da schon groß passieren?
Bei mir kam es anders. Plötzlich brauchte ich Probenmaterial. Ich musste mich um Versandmaterial kümmern. Ich brauchte Kataloge und Bestellzettel. Ich musste Pakete vorbereiten. Und irgendwann stellte sich sogar die Frage nach einem eigenen Drucker, weil regelmäßig Dinge ausgedruckt, beschriftet oder für den Versand vorbereitet werden mussten. Aus einer kleinen Idee wurde Schritt für Schritt ein kleiner Geschäftsbetrieb. Und das Interessante daran war: Ich hatte diese ganzen Dinge am Anfang überhaupt nicht als Teil meiner Selbstständigkeit betrachtet.
Die kleinen Ausgaben summieren sich
Ein paar Proben? Kein großes Thema. Versandmaterial? Auch nicht. Kataloge? Ein paar Euro. Ein Drucker? Den kann man schließlich auch privat gebrauchen. Genau so habe ich wahrscheinlich über viele einzelne Dinge gedacht. Und genau das war mein Fehler. Nicht unbedingt, weil jede einzelne Ausgabe riesig gewesen wäre. Sondern weil ich überhaupt keine vernünftige Übersicht darüber hatte.
Wenn ich heute zurückblicke, hätte ich von Anfang an jeden Beleg sammeln und ordentlich ablegen sollen. Denn Betriebsausgaben sind grundsätzlich Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsausgaben entsprechend als betrieblich veranlasste Aufwendungen. Ob eine konkrete Anschaffung tatsächlich und in welchem Umfang steuerlich berücksichtigt werden kann, hängt allerdings vom jeweiligen Fall ab. Deshalb sollte man bei gemischter privater und geschäftlicher Nutzung genau hinschauen. Damals dachte ich aber nicht darüber nach. Ich dachte an Kunden, an Produkte, an den nächsten Termin. Und vor allem daran, dass ich möglichst schnell anfangen wollte.
Erst der Kunde, dann die Büroarbeit
Dann kam der Moment, der mir wahrscheinlich am deutlichsten gezeigt hat, dass aus meiner kleinen Nebenbeschäftigung inzwischen ein richtiges Geschäft geworden war. Der erste Kunde, der nicht einfach bar bezahlen und dafür eine kleine Quittung bekommen wollte, sondern ganz selbstverständlich sagte: „Ich brauche eine Rechnung."
Und plötzlich saß ich da. Wie mache ich denn jetzt eine Rechnung? Welche Nummer bekommt sie? Was muss darauf stehen? Wie sieht eine ordentliche Rechnung aus? Und wo speichere ich sie anschließend? Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich mich mit vielen Dingen beschäftigt. Aber ausgerechnet mit dem Büro hatte ich mich nicht beschäftigt. Ich hatte das Pferd von hinten aufgezäumt.
Eigentlich hätte ich es vorher wissen können
Wenn ich heute darüber nachdenke, ist das gar nicht so ungewöhnlich. Wenn man mit einer nebenberuflichen Tätigkeit anfängt, beschäftigt man sich zuerst mit dem, was Spaß macht. Ich wollte Produkte kennenlernen. Ich wollte Kunden gewinnen. Ich wollte mit Menschen sprechen. Ich wollte sehen, ob daraus überhaupt etwas wird. Niemand startet morgens mit dem Gedanken: „Heute richte ich meine Belegablage ein." Aber genau diese Dinge gehören irgendwann dazu. Und gerade weil sie keinen Spaß machen, sollte man sie möglichst einfach halten.
Wenn Kinder im Spiel sind, ist Zeit ohnehin knapp
Bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit kommt bei vielen aus meinem Team noch etwas hinzu: Zeit. Wer kleine Kinder hat, kann nicht einfach sagen: „Ich setze mich jetzt drei Stunden hin und mache Büro." Es gibt den normalen Alltag, Familie, Termine, Haushalt, den Job. Und dazwischen die eigene Tätigkeit. Genau das habe ich selbst erlebt, als meine Töchter klein waren, und genau das sehe ich heute bei vielen Müttern in meinem Team.
Das bedeutet, dass jede Stunde, die in die eigene Selbstständigkeit fließt, eigentlich sinnvoll genutzt werden soll. Kunden kontaktieren, Produkte zeigen, Bestellungen bearbeiten. Nicht Rechnungsnummern zusammensuchen. Nicht drei Wochen alte Belege suchen. Nicht überlegen, wo man eigentlich das Versandmaterial gekauft hat.
Ein einfaches Büro hätte mir viel geholfen
Heute würde ich deshalb eine Sache von Anfang an anders machen: Ich würde mir eine ganz einfache Bürostruktur einrichten. Nicht kompliziert, nicht mit zehn verschiedenen Programmen. Aber so, dass jeder Vorgang seinen Platz hat. Kunde, Bestellung, Rechnung, Zahlung, Ausgabe, Beleg. Fertig.
Wenn man beispielsweise Versandmaterial kauft, wird der Beleg direkt abgelegt. Wenn man Proben bestellt, kommt auch dieser Beleg dazu. Wenn man einen Drucker für die geschäftliche Tätigkeit anschafft, dokumentiert man den Kauf und prüft, wie er steuerlich zu behandeln ist. Wenn man eine Rechnung schreibt, bekommt sie ihre eindeutige Nummer und bleibt anschließend nachvollziehbar gespeichert. Damit muss man nicht am Jahresende versuchen, sich daran zu erinnern, was zwölf Monate vorher passiert ist.
Gerade kleine Geschäfte brauchen Struktur
Man könnte denken: „Bei so einem kleinen Nebenverdienst lohnt sich der ganze Aufwand doch gar nicht." Ich sehe das inzwischen genau andersherum. Je kleiner die eigene Tätigkeit ist, desto weniger Zeit möchte man für Verwaltung verlieren. Wenn nur wenige Stunden in der Woche für die Selbstständigkeit übrig sind, ist eine Stunde Büroarbeit relativ viel. Deshalb muss die Büroarbeit möglichst einfach sein.
Man braucht keine Unternehmenssoftware mit hunderten Funktionen. Man braucht eine Lösung, die die wenigen Dinge abnimmt, die tatsächlich anfallen: Kunden verwalten, Rechnungen schreiben, offene Rechnungen erkennen, Einnahmen und Ausgaben erfassen, Belege wiederfinden. Und wenn später die Steuerunterlagen vorbereitet werden, möchte man nicht erst das gesamte Jahr rekonstruieren müssen.
Kinder und Selbstständigkeit funktionieren – aber nicht automatisch
Heute weiß ich auch, dass „selbstständig neben den Kindern" nicht bedeutet, dass man jederzeit und überall arbeiten kann. Es bedeutet eher, dass man die eigene Tätigkeit in den vorhandenen Alltag einbauen muss. Vielleicht sind es zwei Stunden am Abend, vielleicht eine Stunde am Wochenende, vielleicht ein kurzer Zeitraum am Vormittag. Deshalb finde ich es wichtig, die Selbstständigkeit nicht unnötig kompliziert zu machen. Wenn das Büro so organisiert ist, dass man jederzeit weiß, was offen ist, kann man auch nach einer Woche Pause wieder einsteigen, ohne sich erst eine Stunde zu orientieren.
Was ich heute jeder nebenberuflich selbstständigen Mutter sagen würde
Wenn ich noch einmal ganz am Anfang stehen würde, würde ich mir bereits vor dem ersten Kunden ein kleines System einrichten: einen Kundenbereich anlegen, Rechnungen vorbereiten, eine einfache Belegablage erstellen — und ab dem ersten Tag wirklich jeden geschäftlichen Beleg sammeln. Nicht erst dann, wenn ich glaube, dass ich ihn brauche. Denn irgendwann brauche ich ihn vielleicht tatsächlich. Und dann ist es schön, wenn er da ist.
Meine Töchter sind heute groß. Wenn ich auf diese Zeit zurückblicke, und wenn ich sehe, wie es vielen in meinem heutigen Team geht, denke ich deshalb oft darüber nach, wie leicht man sich nebenbei etwas Eigenes aufbauen kann — und wie schnell aus einer kleinen Idee trotzdem mehr Arbeit entsteht, als man zunächst erwartet. Was mir damals gefehlt hat, war nicht unbedingt mehr Zeit. Mir hat eine einfache Struktur gefehlt.
Deshalb würde ich heute jeder nebenberuflich selbstständigen Mutter sagen: Du musst nicht gleich ein großes Unternehmen aufbauen. Aber richte dir von Anfang an ein kleines Büro ein. Sammle deine Belege. Halte deine Kunden und Rechnungen ordentlich fest. Und sorge dafür, dass du jederzeit weißt, was in deinem kleinen Geschäft gerade passiert. Denn die eigentliche Arbeit soll Spaß machen. Das Büro sollte sie nur einfacher machen.