Wenn man mir am Anfang gesagt hätte, wie viel Büroarbeit hinter einem kleinen Parfum-Vertrieb stecken kann, hätte ich wahrscheinlich gelacht. Ich dachte zunächst an Düfte, an Proben, an Kunden, vielleicht an ein paar Bestellungen. Und natürlich daran, dass man das Ganze wunderbar nebenbei machen kann. Schließlich war genau das der Gedanke.
Ich hatte bereits angefangen, mich nebenbei mit YouTube zu beschäftigen. Dann kam irgendwann die Anfrage, ob ich CHOGAN ausprobieren möchte. Warum nicht? Ich probiere die Produkte aus und schaue, was passiert. Was ich damals noch nicht gesehen habe: Ein Produkt zu empfehlen ist eine Sache. Ein kleines Geschäft rund um dieses Produkt zu betreiben, ist etwas ganz anderes.
Plötzlich brauchte ich viel mehr als Parfum
Am Anfang denkt man an das Produkt. In meinem Fall waren es Düfte. Dann stellt man fest, dass Kunden die Produkte natürlich erst einmal kennenlernen möchten. Also braucht man Proben. Und Proben brauchen Fläschchen. Die Fläschchen müssen beschriftet werden, vielleicht braucht man Etiketten. Dann kommen Bestellungen, die verpackt werden müssen — dafür braucht man Versandmaterial. Und wenn regelmäßig etwas verschickt wird, wird plötzlich auch ein Drucker interessant.
Ich hatte also irgendwann nicht mehr nur Parfum. Ich hatte Probenflaschen, Etiketten, Verpackungen, Drucker, Papier und jede Menge Kleinigkeiten, an die ich am Anfang überhaupt nicht gedacht hatte.
Die eigentliche Überraschung waren die vielen kleinen Ausgaben
Keine dieser Ausgaben war für sich genommen besonders spektakulär. Genau deshalb habe ich sie auch nicht ernst genug genommen. Ein paar Flaschen hier, ein Paket Versandmaterial dort, Papier, Etiketten, Druckerpatronen, vielleicht noch ein paar Dinge für die Präsentation. Wenn ich alles einzeln betrachte, wirkt es nach wenig. Wenn ich aber ein ganzes Jahr betrachte, sieht es schon anders aus. Und dann kommt die entscheidende Frage: Wo sind eigentlich die Belege? Genau da hätte mir ein einfaches Büro von Anfang an geholfen.
Ich habe nicht an die Belege gedacht
Mein Fokus lag auf den Kunden. Wenn jemand einen Duft ausprobieren wollte, habe ich mich darum gekümmert. Wenn jemand eine Bestellung aufgeben wollte, habe ich die Bestellung bearbeitet. Wenn jemand eine Frage hatte, habe ich geantwortet. Die Belege waren irgendwie Nebensache. Heute würde ich das anders machen.
Denn für die Gewinnermittlung können betrieblich veranlasste Aufwendungen grundsätzlich eine Rolle spielen. Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsausgaben als Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Ob eine konkrete Anschaffung vollständig, teilweise oder überhaupt steuerlich berücksichtigt werden kann, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Genau deshalb ist es sinnvoll, die entsprechenden Belege von Anfang an aufzubewahren und den geschäftlichen Zusammenhang nachvollziehbar zu dokumentieren. Damals war mir vor allem eines nicht bewusst: Ich musste nicht nur Geld verdienen. Ich musste auch dokumentieren, wie mein Geschäft funktioniert.
Dann kam der erste Kunde mit einer ganz normalen Frage
Der entscheidende Moment kam nicht bei einer großen Bestellung. Es war eine ganz normale Kundenfrage: „Kannst du mir dafür eine Rechnung ausstellen?" Natürlich, kann ich. Nur hatte ich bis dahin noch keine richtige Vorstellung davon, wie ich das machen sollte. Ich hatte mich um Produkte gekümmert, ich hatte Kunden, ich hatte vielleicht Verpackungsmaterial. Aber ein richtiges Rechnungssystem hatte ich nicht.
Und plötzlich musste ich mir Gedanken machen: Welche Rechnungsnummer bekommt diese Rechnung? Welche Angaben müssen drauf? Wie beschreibe ich das Produkt? Wie weise ich den Preis aus? Wie speichere ich die Rechnung? Und was passiert, wenn später noch einmal jemand eine Rechnung möchte?
Eine Rechnung ist schnell erstellt – wenn man vorbereitet ist
Heute weiß ich, dass eine Rechnung kein Hexenwerk sein muss. Das Umsatzsteuergesetz enthält konkrete Pflichtangaben für Rechnungen. Dazu gehören unter anderem Angaben zu den beteiligten Personen bzw. Unternehmen, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Beschreibung der Lieferung oder Leistung sowie – je nach Fall – Angaben zum Entgelt und zur Umsatzsteuer.
Das Problem war bei mir nicht, dass diese Informationen besonders kompliziert gewesen wären. Das Problem war: Ich hatte mich damit vorher einfach noch nicht beschäftigt. Wenn ich erst beim ersten Kunden anfange, darüber nachzudenken, fühlt sich eine ganz normale Rechnung plötzlich wie eine riesige Aufgabe an. Wenn ich dagegen vorher eine Vorlage und eine einfache Struktur habe, ist es nur noch ein Arbeitsschritt.
Ein Parfum-Vertrieb hat viele kleine Geschäftsvorgänge
Was ich an dieser Erfahrung besonders interessant finde: Der Verkauf selbst ist nur ein Teil der Arbeit. Ich habe beispielsweise Kunden (wer hat etwas gekauft oder möchte beraten werden), Proben (welche Muster habe ich angeschafft und ausgegeben), Bestellungen (was wurde bestellt), Rechnungen (welche Kunden benötigen eine Rechnung), Zahlungen (was wurde bereits bezahlt), Versand (welche Kosten entstehen für Verpackung und Versand) und sonstige Ausgaben (was habe ich zusätzlich für meine Tätigkeit angeschafft).
Wenn ich diese Dinge getrennt voneinander irgendwo speichere, entsteht schnell ein Durcheinander. Wenn sie dagegen in einer einfachen Bürostruktur zusammengehören, wird die Sache deutlich übersichtlicher.
Auch Direktvertrieb ist nicht gleich Direktvertrieb
Bei einem Parfum-Vertrieb kann das Geschäftsmodell unterschiedlich aussehen. Vielleicht verkaufe ich Produkte direkt an meine Kunden. Vielleicht läuft die Bestellung über den Anbieter und ich erhalte eine Provision. Vielleicht gibt es einen persönlichen Online-Shop. Vielleicht veranstalte ich Produktabende und sammle anschließend Bestellungen. Vielleicht gewinne ich Kunden über Instagram, Facebook oder WhatsApp.
Deshalb würde ich auch nicht einfach behaupten: „So funktioniert Direktvertrieb." Dafür sind die Modelle zu unterschiedlich. Wichtig ist vielmehr, dass ich weiß, welche Rolle ich im jeweiligen Geschäftsvorgang habe. Wenn ich selbst verkaufe, brauche ich eine entsprechende Dokumentation des Verkaufs. Wenn ich eine Provision erhalte, ist die Abrechnung des Anbieters wichtig. Wenn eine Plattform oder ein Anbieter bestimmte Abrechnungsdokumente bereitstellt, gehören auch diese Unterlagen in meine Ablage — mehr dazu auch im Artikel Direktvertrieb: Rechnungen, Provisionen und Kunden richtig organisieren.
Der Duftkoffer ist nicht das ganze Büro
Gerade beim Einstieg kann man sich leicht auf die sichtbaren Dinge konzentrieren: den Duftkoffer, die Proben, die Produktinformationen, die Social-Media-Profile, die Kunden. Aber mein eigentliches Büro besteht aus viel mehr. Mein Büro ist auch die Rechnung, der Beleg für die Verpackung, die Rechnung für die Etiketten, der Nachweis über den Kauf von Arbeitsmaterial, die Übersicht über offene Zahlungen, die Dokumentation meiner Einnahmen. Das klingt weniger spannend. Aber genau diese Dinge entscheiden darüber, ob ich später den Überblick habe.
Was ich heute von Anfang an machen würde
Wenn ich heute noch einmal mit einem solchen kleinen Geschäft anfangen würde, würde ich es sehr einfach halten. Ich würde zunächst meine Kunden sauber erfassen, dann meine Rechnungsnummern und Rechnungsvorlage einrichten. Für jede Ausgabe würde ich den Beleg sofort speichern. Ich würde Einnahmen und Ausgaben regelmäßig kontrollieren. Und einmal im Monat würde ich einen festen Bürotermin einplanen. Nicht drei Stunden. Vielleicht 30 Minuten.
Dann prüfe ich: Was habe ich verkauft? Welche Rechnungen sind offen? Welche Zahlungen sind eingegangen? Welche Belege sind neu dazugekommen? Welche Ausgaben hatte ich? Gibt es etwas, das ich noch erledigen muss? Wenn ich das regelmäßig mache, entsteht gar nicht erst der große Berg an Büroarbeit.
Der Drucker war plötzlich Teil meines Geschäfts
Rückblickend finde ich gerade solche Beispiele interessant. Ein Drucker ist zunächst ein typisches Haushaltsgerät, man kann ihn privat benutzen. Aber wenn ich ihn regelmäßig für meine nebenberufliche Tätigkeit benötige, stellt sich natürlich die Frage, in welchem Umfang er betrieblich genutzt wird und wie er steuerlich zu behandeln ist. Genau deshalb sollte ich bei solchen Anschaffungen nicht einfach sagen: „Das setze ich komplett ab." Das wäre zu pauschal. Viel besser ist: Beleg aufbewahren, betriebliche Nutzung dokumentieren und die konkrete steuerliche Behandlung prüfen. So eine Vorgehensweise ist wesentlich sauberer und verhindert, dass ich mich später frage, warum ich die Rechnung überhaupt nicht mehr finde.
Der erste Kunde mit Rechnung war eigentlich eine gute Sache
Damals war ich von der Frage nach einer Rechnung zunächst eher überrascht. Heute sehe ich das anders. Dieser Kunde hat mir eigentlich einen wichtigen Hinweis gegeben: Jetzt ist das nicht mehr nur „ich probiere ein Produkt aus". Jetzt gibt es Kunden, es gibt Geld, es gibt Geschäftsvorgänge. Und damit brauche ich auch eine gewisse Ordnung. Die Rechnung war also nicht das Problem. Sie war das Zeichen dafür, dass mein kleines Geschäft tatsächlich begonnen hatte.
Ein kleines Büro muss nicht kompliziert sein
Genau deshalb würde ich heute niemandem empfehlen, für einen kleinen Parfum-Vertrieb sofort ein riesiges Warenwirtschaftssystem anzuschaffen. Wenn ich wenige Kunden habe, brauche ich keine Verwaltung für einen Konzern. Ich brauche eine einfache Möglichkeit, Kunden, Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben und Belege zusammenzubringen. Vielleicht kommt später ein Warenbestand dazu, vielleicht werden es mehr Kunden, vielleicht verschicke ich regelmäßig, vielleicht brauche ich weitere Auswertungen. Dann kann mein Büro mitwachsen. Aber am Anfang reicht eine überschaubare Grundstruktur.
Mein Fazit
Wenn ich heute auf meinen Start zurückblicke, war das eigentliche Problem nicht das Produkt. Es war auch nicht der erste Kunde. Und schon gar nicht die erste Rechnung. Das Problem war, dass ich zu spät darüber nachgedacht habe, dass auch ein kleines Nebengeschäft ein Büro braucht.
Ich hatte Probenflaschen, Versandmaterial, Etiketten, einen Drucker, Kunden, Einnahmen und Ausgaben. Was mir fehlte, war eine zentrale Stelle, an der alles zusammenlief. Heute würde ich deshalb von Anfang an jeden Beleg sammeln und meine Geschäftsvorgänge ordentlich dokumentieren. Nicht weil ich damit ein großes Unternehmen aufbauen möchte. Sondern weil ich mir später viel Arbeit ersparen möchte. Denn der erste Kunde, der sagt „Ich brauche eine Rechnung", kommt meistens irgendwann. Dann ist es schön, wenn man nicht mehr überlegen muss: „Wie mache ich das denn jetzt?" — sondern einfach die Rechnung erstellt.