GoBD-konforme Rechnungs-
und Belegverwaltung

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die Grundsätze ergeben sich aus den steuerlichen Ordnungsvorschriften, insbesondere den §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO), sowie den dazu veröffentlichten Schreiben der Finanzverwaltung.

Die GoBD betreffen nicht nur bilanzierende Unternehmen. Auch Einnahmen-Überschuss-Rechner, Kleinunternehmer und Freiberufler müssen steuerlich relevante Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Belege nachvollziehbar dokumentieren.

Die wichtigsten GoBD-Grundsätze

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein Geschäftsvorgang muss von der Entstehung bis zur steuerlichen Erfassung nachvollzogen werden können. Bei einer Ausgangsrechnung sollte beispielsweise erkennbar sein:

• wann sie erstellt wurde,
• an welchen Kunden sie gerichtet war,
• welche Leistung abgerechnet wurde,
• welcher Betrag berechnet wurde,
• ob und wann die Rechnung bezahlt wurde.

Auch Korrekturen und Stornierungen sollten so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Vorgang und die Änderung nachvollziehbar bleiben.

Vollständigkeit

Alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden. Dazu gehören nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben und Belege. Eine Rechnung darf nicht einfach verschwinden, nur weil sie noch nicht bezahlt wurde oder später korrigiert werden muss. In solchen Fällen sollte der ursprüngliche Vorgang erhalten und der weitere Bearbeitungsstand dokumentiert werden.

Richtigkeit

Die gespeicherten Angaben müssen dem tatsächlichen Geschäftsvorgang entsprechen. Dazu gehören korrekte Kundendaten, Leistungsbeschreibungen, Beträge und Zahlungsinformationen. Ein digitales System kann Plausibilitätsprüfungen unterstützen. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bleibt jedoch beim Unternehmer.

Zeitgerechte Erfassung

Geschäftsvorgänge sollen zeitnah erfasst werden. Je länger zwischen dem Geschäftsvorfall und der Dokumentation liegt, desto schwieriger wird die Nachvollziehbarkeit. Das betrifft auch Belege und Fahrtkosten. Wer Rechnungen, Quittungen und betriebliche Fahrten erst Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiert, erhöht das Risiko von Lücken und Fehlern.

Ordnung

Unterlagen müssen so abgelegt werden, dass sie schnell gefunden und einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können. Eine mögliche Ordnung kann nach folgenden Kriterien erfolgen:

• Jahr,
• Kunde,
• Belegart,
• Rechnungsnummer,
• Zahlungsstatus,
• Kostenart.

Unveränderbarkeit

Steuerlich relevante Daten dürfen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Bei notwendigen Korrekturen sollte der ursprüngliche Stand nachvollziehbar bleiben.

Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die konkrete Frist hängt von der Art des Dokuments ab.

Rechnungen und bestimmte Buchungsbelege müssen grundsätzlich über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Für viele Buchungsbelege gilt inzwischen eine verkürzte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; andere Unterlagen können weiterhin zehn Jahre aufzubewahren sein. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO und die jeweilige Einordnung des Dokuments.

Digitale Belege sollten grundsätzlich im erhaltenen Originalformat gespeichert werden. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht kann für den Alltag nützlich sein, ersetzt aber nicht automatisch die ursprüngliche Datei.

Was sollte ein Rechnungssystem können?

Ein Rechnungssystem für Klein- und Kleinstselbstständige sollte mindestens folgende Aufgaben unterstützen:

• fortlaufende und nachvollziehbare Rechnungsnummern,
• Speicherung der Kundendaten,
• klare Leistungsbeschreibungen,
• Dokumentation von Rechnungsdatum und Zahlungsstatus,
• Korrektur- und Stornoprozesse,
• Export der Daten,
• Zuordnung von Belegen,
• Sicherung und Wiederherstellung,
• lesbare Archivierung.

Nicht jede Funktion muss automatisiert sein. Wichtig ist, dass der gesamte Prozess verständlich bleibt und sich bei Rückfragen erklären lässt.

Quittungen und Belege richtig organisieren

Nicht jede Ausgabe beginnt mit einer klassischen Rechnung. Gerade im Alltag von Selbstständigen entstehen viele kleinere Belege:

• Parkquittungen,
• Tankbelege,
• Büromaterial,
• Softwareabonnements,
• Porto,
• Bewirtungsbelege,
• Fachliteratur,
• Reisekosten.

Jeder Beleg sollte möglichst zeitnah digitalisiert oder abgelegt und einer passenden Kostenkategorie zugeordnet werden. Bei Fahrtkosten sollte zusätzlich dokumentiert werden, zu welchem betrieblichen Anlass die Fahrt stattgefunden hat.

Das Fahrtenbuch als eigener Belegbereich

Fahrtenbuchdaten sind nicht dasselbe wie Rechnungen. Sie ergänzen die Belegverwaltung um die bewegungsbezogenen Daten des Fahrzeugs.

Je nach Fall werden Fahrtkosten über eine Kilometerpauschale oder über die tatsächlichen Fahrzeugkosten berücksichtigt. Bei einem betrieblichen Fahrzeug mit gemischter Nutzung kann ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erforderlich sein, wenn der private Nutzungsanteil nach der tatsächlichen Nutzung ermittelt werden soll. Das Fahrtenbuch sollte deshalb nicht lediglich als Notizliste behandelt werden. Wichtig sind unter anderem:

• Datum,
• Start- und Zielort,
• Kilometerstand oder gefahrene Strecke,
• Fahrtzweck,
• Zuordnung zu privat, betrieblich oder Arbeitsweg,
• erkennbare Nachträge und Korrekturen.

Weitere Einzelheiten zu den GoBD-Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch beschreibt der Ratgeber „GoBD-konformes Fahrtenbuch: Prüfkriterien der Finanzverwaltung" auf einfaches-fahrtenbuch.de.

einfaches-buero.de als Verwaltungszentrale

einfaches-buero.de kann die Bereiche Rechnung, Kunde, Beleg und Bestand in einer gemeinsamen Oberfläche zusammenführen. Dadurch bleiben die Informationen eines Geschäftsvorgangs an einer Stelle auffindbar.

Beispiel:

1. Ein Kunde wird in der Kundenverwaltung angelegt.
2. Eine Leistung wird als Rechnung erfasst.
3. Der Zahlungseingang wird dokumentiert.
4. Zugehörige Ausgaben und Belege werden abgelegt.
5. Eine Fahrt zum Kunden wird im Fahrtenbuch erfasst.
6. Die relevanten Daten werden am Jahresende für die EÜR vorbereitet.

Das System ersetzt keine Prüfung durch einen Steuerberater. Es schafft jedoch eine klarere Arbeitsstruktur und reduziert die Gefahr, dass Informationen über mehrere unverbundene Listen verteilt sind.

Hinweis zur GoBD

Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Software, korrekter Einrichtung, tatsächlicher Nutzung, vollständigen Eingaben, ordnungsgemäßer Aufbewahrung und organisatorischen Abläufen.